戸籍届書記載事項証明書

戸籍届書(とどけしょ)記載事項証明書は、戸籍に関する届出(婚姻届、離婚届、出生届、死亡届など)の記載を証明するための書類です。単に届書記載事項証明書という場合でも、一般には戸籍届書記載事項証明書を意味しますし、○○届の記載事項証明書という使われ方もします。

実際には届書の写しに、相違ないことを証明する文言の記載と市区町村長の押印がされているものですが、記載を証明するのですから届出された届書が必要です。ところが、届書は必ずしも届出をした役所に保管されているとは限りません。

戸籍届書記載事項証明書の請求先

届書は届出をした役所や本籍地の役所で一時的に保管し、その後は届書に記載のある本籍地の役所を管轄する法務局で保管されます。したがって、請求先は役所の保管期間内なら役所に、保管期間を過ぎると法務局に請求します。

役所の保管期間は一様ではなく、自治体によっても異なって、2週間から2年程度と差があります。また、本籍地の役所に届け出た場合よりも、本籍地以外の役所に届け出た場合の方が、長く保管する運用がされています。

そのため、まずは役所に請求できるか、事前に確認してみてみましょう。

戸籍届書記載事項証明書の制限

届書には個人情報が記載されており、原則非公開であることから、その写しである戸籍届書記載事項証明書は、自由に請求できるものではありません。戸籍法第48条第2項の規定により、利害関係人で特別な事由があるときだけ請求が許されています。

利害関係人とは、基本的に届出人、届出事件本人とその親族が該当します。届出事件本人とは、届書による当事者で、例えば婚姻届や離婚届なら夫と妻ですし、出生届なら生まれた人、死亡届なら亡くなった人が事件本人で、届書に届出人として署名押印した人が届出人(届出事件本人の場合も当然ある)です。

そして、特別な事由とは、例を挙げれば次のような事例です。

  • 公的な遺族年金請求(死亡届)
  • 簡易生命保険で100万円を超える死亡保険金請求(死亡届)
  • 婚姻や離婚の無効確認調停を申し立てる(婚姻届、離婚届)
  • 帰化申請をする(出生届、婚姻届など)

※簡易生命保険とは、郵政民営化前の郵便局で取り扱っていた保険です。

戸籍届書記載事項証明書の請求

請求に必要なものは以下の通りですが、届出事件本人の親族なら利害関係を証明する戸籍謄本等、代理人による請求なら委任状が必要です。また、死亡届の記載事項証明書を請求するときは、年金手帳や保険証書を求められます。

  • 戸籍届書記載事項証明書の交付請求書
  • 本人確認書類(運転免許証、パスポート、住基カードなど)
  • 手数料350円(法務局は無料)
  • 場合によって利害関係を証明するもの
  • 場合によって請求理由を証明するもの
  • 委任状(代理人での請求の場合)

戸籍届書記載事項証明書の交付請求書は、戸籍謄本等の請求書と一緒になっていることが多く、役所によって運用が違うので確認してみましょう。

郵送で請求する場合

郵送請求では本人確認書類のコピーと必要書類を同封しますが、役所に請求するときは手数料が必要になるため、郵便局で350円分の「定額小為替証書」を作ってもらい、定額小為替証書と切手を貼った返送用封筒も同封します。

原則として、定額小為替証書以外の手数料は受け付けていません。また、定額小為替証書の受取人欄は何も記入しませんので気を付けましょう。返送用封筒の住所は、請求する人の現住所です。

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